Как и у обычного ожирения, у инфобизнеса есть множество источников. Бесконечный поток электронных и голосовых сообщений. Презентации PowerPoint, которые используются на многих совещаниях. Бесконечные отчеты финансовых, маркетинговых, межфункциональных групп и внешних исследователей. Полезная информация открывает новые возможности и позволяет принимать более эффективные решения. Но поток, который сегодня проходит через большинство организаций, действует подобно вредному холестерину, закупоривая артерии и замедляя реакцию.
Почему инфобезопасность снижает производительность? В основном это связано с тем, что мы, люди, можем обрабатывать только определенный объем данных. Неконтролируемый поток информации захлестывает нас, и мы чувствуем стресс. Наши системы отключаются, и наша способность усваивать дополнительную информацию фактически снижается. Чтобы справиться с этим потоком, наш мозг вырабатывает приемы и привычки. Мы больше полагаемся на информацию, которая находится ближе к нам, чем на информацию из отдаленных источников. Мы запоминаем данные, представленные в одном формате, и забываем о данных, представленных в другом. Мы даже храним крупицы информации для личного пользования. (Возможно, именно поэтому местные офисы знают то, чего не знает корпоративный центр, и наоборот.) Все подобные реакции препятствуют нашей способности принимать решения на основе наилучших имеющихся данных, что, соответственно, снижает производительность.
Решение о принятии решений
Решение проблемы информационной перегруженности требует отказа от ежедневного потока данных. Это требует пересмотра принципов работы организации и того, какая информация ей действительно нужна.По сути, эффективность компании - это просто сумма решений, которые она принимает, и действий, которые она предпринимает каждый день. Чем лучше ее решения и их исполнение, тем лучше результаты. Однако некоторые из этих решений имеют большее значение, чем другие. Успешные компании знают, какие решения являются наиболее важными, и разрабатывают хорошо понятные процессы их принятия и исполнения. Они также знают, кто играет ключевую роль в каждом из них.
Таким образом, цель состоит в том, чтобы собрать данные, необходимые для принятия важных решений, — не больше и не меньше. Эта информация должна попадать к нужным людям в нужный момент процесса в формате, предназначенном для максимального понимания и простоты использования. Такой подход, основанный на принятии решений, является верным средством от информационной зависимости, что-то вроде того, как меньше есть и больше заниматься спортом. На самом деле существует всего четыре требования:
Фокус. Современные компании генерируют данные, которые никому не нужны, и помещают их в отчеты, которые никто не читает. Например, подразделения одной энергетической компании отчитывались о результатах деятельности примерно по 400 отдельным позициям. Затем компания внедрила инициативу “сфокусированные информационные наборы”, в результате которой количество позиций сократилось до 30 и снизились затраты на отчетность. Поскольку эти 30 позиций охватывали подавляющее большинство позиций, которые действительно повышают ценность, этот шаг позволил принимать более эффективные бизнес-решения и сэкономить время каждого. Аналогичным образом, отдел маркетинга крупного розничного продавца однажды предоставил огромное количество данных, относящихся к каждой кампании, однако вся эта информация редко помогала руководителям решить, была ли кампания успешной. Сегодня в каждом маркетинговом отчете указаны несколько целей, по которым будет оцениваться кампания, и приведены только те данные, которые имеют отношение к этим целям.
Стандартизация. Доступны ли данные, необходимые для принятия решений, в одном формате? Одному крупному поставщику услуг беспроводной связи пришлось инвестировать в специальное программное обеспечение для согласования различных клиентских баз данных, полученных в результате слияния. Инвестиции позволили компании сократить время на обработку запросов и подготовку данных на 90%, что значительно ускорило принятие решений. В прошлом крупная игровая компания полагалась на каждое из своих подразделений при принятии решений о рекламных акциях для клиентов и последующем анализе результатов. Когда ИТ-отдел централизовал и стандартизировал эту функцию, он обнаружил, что шаблоны, которые казались действительными для отдельного объекта недвижимости, не работают в совокупности. Предоставление стандартизированной информации было не только дешевле, но и позволяло принимать более эффективные маркетинговые решения.
Синхронизация. Компании иногда думают, что лицам, принимающим решения, нужна вся доступная информация в начале процесса принятия решения. Так было в случае с фармацевтическим производителем, который собрал огромное количество данных о потенциальных рынках сбыта для разрабатываемого лекарственного средства, как только оно начало тестироваться. Проблема заключалась в том, что многие препараты так и не прошли определенный этап тестирования, поэтому усилия по сбору данных о них были в основном потрачены впустую. Когда компания перенесла сбор информации на более поздний этап процесса, она сэкономила значительную сумму денег и смогла предоставлять лицам, принимающим решения, только те данные, которые имеют отношение к конкретному решению.
Количество и источник. В связи с нынешним увлечением “большими данными” компании используют электронные хранилища для получения информации о клиентах, транзакциях и продуктах. Некоторые производители даже используют большие данные, чтобы помочь своим сотрудникам принимать производственные решения: если винт на ракетном заводе Raytheon в новой Алабаме повернут не 12, а 13 раз, появляется сообщение об ошибке и производственная линия останавливается. Большие данные часто предоставляют руководителям и управленческому персоналу весьма полезную информацию для принятия ключевых решений. Например, британская розничная сеть Tesco создала высокоуровневую статистическую модель, которая предсказывает поведение покупателей в зависимости от погоды. Затем менеджеры могут корректировать уровень запасов, чтобы в магазине не заканчивались вентиляторы в жаркий период.
Критерием для больших данных является то, насколько их результаты важны для принятия ключевых решений. И они должны дополнять, а не заменять другие виды информации. Инженеры LEGO решают, какие продукты разрабатывать, частично основываясь на информации, полученной от групп любителей и других сообществ потребителей. Сотрудники Apple Store тратят часть своего времени на изучение и обсуждение отзывов клиентов за предыдущий день или неделю, чтобы принимать более эффективные решения по обслуживанию клиентов. “Небольшие данные” такого рода — прямые и часто качественные — особенно полезны для принятия повседневных решений передовыми сотрудниками, которые со временем часто приобретают значительную ценность.
Информация сегодня дешева и легкодоступна, поэтому, вероятно, неудивительно, что многие компании страдают от ее переизбытка. Но информационная зависимость организаций снижает производительность и деморализует сотрудников, которым приходится с ней справляться, заставляя людей чувствовать, что они попали в ловушку видеоигры ”бесконечный бегун". Умные компании рано или поздно обратятся к проблеме информационной безопасности, адаптируя свои информационные потоки к наиболее важным решениям.
Влияние инфобезопасности
Инфобезопасность — или, если использовать более общий термин, информационная перегрузка — существует уже давно. Рассмотрим доклад агентства Рейтер "Умирающие без информации", впервые опубликованный в 1996 году, на заре Интернета. Вот поразительная статистика, обобщенная агентством Reuters:- Две трети руководителей сообщают, что напряженность в отношениях с коллегами по работе и потеря удовлетворенности работой возникают из-за стресса, связанного с информационной перегрузкой.
- У трети руководителей проблемы со здоровьем являются прямым следствием стресса, связанного с информационной перегрузкой. Среди руководителей высшего звена этот показатель достигает 43%.
- Почти две трети (62%) руководителей утверждают, что их личные отношения страдают из-за информационной перегрузки.
- 43% руководителей считают, что принятие важных решений откладывается из-за избытка информации.
- Каждый пятый руководитель высшего звена считает, что на сбор и поиск информации тратится значительное количество времени.
- Почти половина (48%) считает, что в ближайшие два года Интернет станет основной причиной информационной перегрузки.
- 66% работников умственного труда считают, что у них недостаточно времени для выполнения всей своей работы.
- Более 50% работников умственного труда считают, что объем информации, с которой они ежедневно сталкиваются, отрицательно сказывается на выполнении их работы.
- 94% опрошенных в какой-то момент чувствовали себя настолько перегруженными информацией, что теряли способность выполнять ее.
- У 30% работников умственного труда в течение дня вообще нет времени на размышления, в то время как у 58% было всего от 15 до 30 минут.
- это может подорвать даже самые тщательно спланированные изменения.